Tìm lại cân bằng sau những cuộc họp online

Có thể bạn chưa biết, nhưng có một từ dành riêng cho hội chứng “mệt mỏi vì họp Zoom”: “Zoom fatigue”. Nếu bạn thuộc nhóm phải giải quyết nhiều việc qua họp online, bạn sẽ hiểu cảm giác uể oải sau mỗi cuộc họp online, và càng về cuối ngày càng kiệt sức.

Họp online dường như đã trở thành ‘đặc sản’ của đại dịch Covid-19 khi ngày càng có nhiều người làm việc tại nhà. Một lịch trình dày đặc các cuộc họp qua mạng có thể khiến bạn ‘tẩu hỏa nhập ma’, và chỉ cần 2 cuộc họp trong 1 buổi chiều là bạn thấy cạn năng lượng.

Tìm lại cân bằng sau những cuộc họp online
Tìm lại cân bằng sau những cuộc họp online

Một trong những trở ngại chính của “Zoom fatigue” là bạn sẽ mất thời gian để chuyển sự tập trung từ cuộc họp này sang cuộc họp hoặc nhiệm vụ khác. Thêm nữa, sau một cuộc họp căng thẳng hoặc không hiệu quả, bạn rất có thể mất cảm hứng và động lực làm việc.

Hậu quả là bạn sẽ phải dành một khoảng thời gian nhất định (có thể đến 30 – 45 phút) để quay trở lại guồng làm việc. Cuối cùng, bạn lại phải làm thêm giờ để hoàn thành những việc đáng ra làm xong từ lâu.

Đã đến lúc áp dụng 6 bí quyết dưới đây để giúp cơ thể và trí não ‘hồi sức’ nhanh chóng sau các cuộc họp:

1. Giảm thời gian họp
Bạn có thể giảm tối đa thời gian họp bằng cách áp dụng các nguyên tắc:

– Chỉ họp khi thực sự cần thiết: Nếu một vấn đề có thể xử lý qua chat hoặc email, hãy ưu tiên những phương thức trao đổi này. Nếu cần, bạn có thể phổ biến lại thông tin cho những người liên quan.

– Họp ngắn gọn và súc tích: Theo các chuyên gia, một cuộc họp chỉ nên thảo luận 2-3 hạng mục nổi bật. Trình bày quá nhiều nội dung lan man trong cuộc họp online chẳng khiến nó đem lại kết quả gì ngoài sự mệt mỏi.

– Chỉ mời những người cần thiết: ‘Kén cá chọn canh’ một chút khi chọn người tham gia. Bạn có thể gửi biên bản cuộc họp cho những người liên quan nhưng không tham gia họp.

– Ghi lại chi tiết biên bản cuộc họp: Bạn có thể ghi âm cuộc họp, quay lại video hoặc cử thư ký/nhân sự khác làm điều này.

– Đặt ra quy tắc nghiêm khắc về thời lượng cuộc họp: Nếu cuộc họp dự kiến kéo dài 30 phút thì nó chỉ nên kết thúc muộn nhất sau 30 phút 1 giây. Quy tắc này vừa giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người, vừa giúp cuộc họp diễn ra sôi nổi và khẩn trương hơn.

2. Đánh giá sau mỗi cuộc họp
Nếu bạn là người tổ chức, hãy kiểm lại xem cuộc họp có diễn ra đúng dự kiến không và điều gì cần cải thiện. Hãy tự hỏi mình một số câu như:

– Những ai đã tham gia? Ai giữ im lặng hầu hết cuộc họp?

– Cuộc họp có bị cản trở bởi các cuộc thảo luận, buôn chuyện bên lề không?

– Nội dung chính có bị gạt sang một bên trong cuộc họp không?

Một số câu hỏi khác để rút kinh nghiệm:

– Mọi người tham gia năng nổ nhất lúc nào?

– Mọi người cuối cùng thống nhất điều gì?

– Sau cuộc họp, mọi người đã thực hiện phần việc của họ như thế nào?

Như vậy, bạn sẽ biết cuộc họp của bạn hiệu quả chỗ nào và chưa hiệu quả chỗ nào. Các căn cứ trên giúp bạn điều chỉnh cách tổ chức hoặc tham gia đóng góp ý kiến để các cuộc họp trong tương lai ngắn và hiệu quả hơn.

3. Đảm bảo khung giờ ‘No Meeting’
Dù một ngày bạn có bao nhiêu cuộc họp đi chăng nữa, bạn vẫn nên có ‘khoảng lặng’ để tập trung vào công việc chuyên môn của mình. Hãy lên khung giờ ‘No Meeting’ này, tốt nhất là chọn khoảng thời gian mà bạn làm việc hiệu quả nhất nếu được, để tập trung 100% vào công việc của bạn.

Điều này giúp bạn không bị phân tán tư tưởng quá nhiều lần trong ngày rồi sau đó phải cố tập trung trở lại. Hãy chọn nhiệm vụ lớn và quan trọng nhất để làm trong khung giờ ‘No Meeting’ và thực hiện các nhiệm vụ nhỏ lẻ vào khung giờ khác.


Đảm bảo khung giờ ‘No Meeting’

4. Thiền định
Nếu bạn khó tập trung sau mỗi cuộc họp online, hãy thử thiền định. Nhiều nghiên cứu cho thấy thiền chánh niệm có thể cải thiện khả năng nhận thức, làm chậm và ngăn chặn sự suy giảm trí tuệ do tuổi tác.

Hãy chọn không gian yên tĩnh và kín đáo để thiền. Bạn hoàn toàn có thể thiền vào lúc nghỉ giải lao giữa giờ hoặc sáng sớm sau khi ngủ dậy, miễn là khoảng thời gian thuận tiện nhất đối với bạn.

5. Bắt đầu ngày mới bằng tập thể dục
Ngồi họp quá lâu có thể khiến bạn bị đau mỏi cổ, vai, gáy, lưng… Ngoài ngồi đúng tư thế, đứng dậy thường xuyên, một lời khuyên rất hữu ích khác là tập thể dục.

Tập thể dục không chỉ giúp bạn giãn cơ, tăng cường sức khỏe xương khớp… mà còn có lợi cho não bộ. Các nghiên cứu chứng minh tập thể dục giúp tăng cường trí lực và sự tập trung. Chưa hết, vận động còn giúp giảm viêm, cải thiện giấc ngủ và tăng cường oxy cho não bằng cách hình thành các mạch máu mới.

Hãy thử yoga, pilates, đạp xe/chạy bộ trong nhà.

6. Nghỉ giải lao thường xuyên
Nào! Đứng dậy, rời mắt khỏi máy tính để nghỉ giải lao 5 phút giữa giờ. Điều này không khó nhưng chúng ta rất hay quên.

Đôi khi chỉ là xuống bếp pha cốc trà, ra vườn tưới cây hoặc trò chuyện với các thành viên khác trong gia đình – Khoảng nghỉ này sẽ giúp bạn có sự tập trung sâu hơn cho hoạt động tiếp theo.

Đừng để bản thân bị ‘họp hành’
Họp rất cần thiết để công việc hoạt động trơn tru, nhất là khi WFH làm giảm tiếp xúc giữa các thành viên trong công ty. Do đó, bạn không thể tránh họp. Điều bạn có thể làm là không để bản thân chạy theo các cuộc ‘họp hành’. Khi tối ưu được thời gian và chất lượng cuộc họp rồi, bạn sẽ không còn phải thở than: “suốt ngày họp!!!”.

 _Theo CareerBuilder_