Bạn đã biết cách tận dụng Zoom hiệu quả khi work from home?

Và thay vào đó là sử dụng những thiết bị có âm thanh hay có thể nhìn thấy mặt của nhau, đó là cách mà bạn đang làm hằng ngày. Vậy bạn có thực sự cảm thấy thoải mái với điều đó không? Nhiều ý kiến cho rằng, họ thực sự mệt mỏi khi bắt đầu với zoom. Làm thế nào để khắc phục tình trạng này?

Với một cuộc trò chuyện trực tiếp, bạn có thể dựa vào ngôn ngữ cơ thể và các dấu hiệu khác nhau để bắt đầu nhận ra sự đơn điệu trong giọng nói hay cơ thể. Những việc họp Zoom đòi hỏi mức độ tập trung cao, có thể gây mệt mỏi (đặc biệt là với phụ nữ) mới có thể nhận ra, tất nhiên sẽ dẫn đến tình trạng chán nản. Thêm vào đó một thực tế đơn giản rằng mọi người dường như cảm thấy không tự giác khi sử dụng Zoom so với bình thường, điều này có thể gây kém hiệu quả trong thời gian đầu.

Dưới đây sẽ là những lối loát để bản cảm thấy dễ thở và thoải mái hơn khi sử dụng những công cụ hiện nay.

Đặt các chương trình làm việc

Cũng giống như các cuộc họp trực tiếp, họp Zoom có thể gây cảm giác khó chịu khi có không có mục đích cụ thể và không rõ ràng mục tiêu. Ngay cả khi đó là một họp nhanh chóng hay một cuộc họp mất nhiều tiếng. Hãy thiết lập một chương trình làm việc để đảm bảo các cuộc họp đều tập trung vào mục tiêu và đi đúng hướng. Nếu bạn đang điều hành cuộc họp hãy gửi thông báo trước cho nhóm bạn biết nội dung cuộc họp để mọi người biết nội dung thảo luận.

Nếu bạn không phải là người phụ trách cuộc họp, hãy yêu cầu một chương trình làm việc rõ ràng hoặc thảo luận trong cuộc họp đi đúng hướng. Nếu bạn quản lý những người khác tham dự cuộc họp, hãy yêu cầu họ chuẩn bị trước bất kỳ các nội dung hay câu hỏi nào muốn hỏi.

Sắp xếp lịch có tổ chức

Có các cuộc họp liên tục với Zoom kéo dài cả ngày, thời gian này là quá nhiều đối với bất kỳ ai, ngay cả những chuyên gia Zoom nhiều kinh nghiệm.

Khi lên lịch họp hãy xây dựng thêm thời gian sau cuộc họp để bạn có thể giải lao, hoàn thành những gì vừa thảo luận và lên lịch cho những công việc tiếp theo. Một hoặc hai lần một ngày là đủ, và nhớ hãy cách khoảng thời gian. Đừng quá miệt mài với những công cụ này, cơ thể bạn mệt mỏi; hãy đứng lên đi dạo hoặc làm điều gì đó thư giãn ít nhất 15 phút để giải toả tâm lý.

Chắc chắn rằng bạn đang phân bổ cho mình thời gian nghỉ – ngay cả khi có ít thời gian! Bộ não của bạn sẽ cảm thấy sảng khoái hơn và sẵn sàng nhiều hoạt động cho buổi chiều.

Đừng quên sắp xếp thời gian thực hiện các dự án, bạn thậm chí có thể chặn thời gian nghỉ trong lịch của bạn để làm việc này. Những người đồng nghiệp tốt sẽ không vô tình làm quá lịch của bạn đâu. Và đừng cảm thấy tội lỗi nếu bạn cần từ chối vì đã quá thời gian cho phép.

Kết hợp thời gian nghỉ

Tại công ty Masthead Media, họ đã cố gắng thực hiện “Đầu tuần không họp” để luôn hứng khởi và chuẩn bị cho một tuần mới. Thay vào đó bạn cũng có thể thử chọn ngày này vào các lịch rảnh của bạn để bạn có thời gian nghỉ ngơi giữa tuần hay cuối tuần, đó là điều cần thiết cho bạn.

Ngay cả khi tổ chức các buổi họp bạn có thể thay đổi cuộc gọi video thành cuộc gọi thoại mang lại sự tiện lợi cho bạn. Dựa trên kinh nghiệm, hầu hết mọi người sẽ hoan nghênh việc nghỉ giải lao! Nhắc mọi người rằng email, tin nhắn, hoặc cuộc gọi điện thoại thông thường có thể là phương án thay thế tốt nhất cho các buổi họp Zoom.

Tránh đa nhiệm

Cố gắng hoàn thành công việc hơn nhưng tránh làm các hoạt động khác trong các cuộc họp Zoom. Trả lời email đồng thời tham gia cuộc gọi Zoom cùng một lúc có nghĩa là bạn đang làm hai việc cùng một thời điểm. Nếu như vậy có thể bạn sẽ bị bỏ lỡ những nội dung hoặc nhiệm vụ quan trọng trong cuộc họp và chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng đến công việc.

Để luôn tập trung, hãy mở các cuộc họp Zoom của bạn trong một cửa sổ trình duyệt mới và không mở các tab khác để tránh bị phân tâm. Ngoài ra, nên tạo thói quen này trước khi bắt đầu buổi họp bằng cách điều chỉnh điện thoại ở chế độ im lặng tránh những âm thanh thông báo khiến bạn mất tập trung.

Chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc gọi

Mặc dù tất cả chúng ta đều cảm thấy hạnh phúc khi mặc quần áo đẹp cả ngày, nhưng nghiên cứu cho rằng việc ăn mặc đẹp có thể khiến bạn cảm thấy mất tập trung hơn trong các cuộc họp video. Bạn không cần phải khoác lên mình một bộ vest, hay một chiếc váy thật quá lộng lẫy, chỉ cần một vài bộ công sở đơn giản đủ làm bạn cảm thấy thoải mái, thêm vào đó là một vài phụ kiện thông minh để bạn sẵn sàng cho cuộc họp.

Mặc những trang phục khác nhau để đi làm giúp bạn dễ dàng tập trung làm việc và thư giãn hơn sau khi hết giờ làm việc. Điều này rất quan trọng nếu bạn làm việc từ xa (ít nhất là thời gian dịch này).

Đây là cách giao tiếp thuận tiện nhất trong những năm gần đây từ khi bắt đầu bùng dịch. Hãy cảm thấy vui vẻ để bắt đầu sống thoải mái hơn với các công cụ gặp mặt này. Một mình bạn không thể thay đổi được tình hình dịch hiện nay. Chính vì vậy phương pháp tốt nhất là hãy yêu đời và đứng vững, điều đó sẽ tốt hơn cho bạn.

_ Theo HR InsiderVietnamwork _